Chef d'équipe bilingue, Groupe de services administratifs juridiques

Chez McCarthy Tétrault, nous offrons des perspectives de carrière stimulantes et enrichissantes et sommes fiers d'avoir été classés au Palmarès des 100 meilleurs employeurs du Canada et au Palmarès des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada pour la onzième année consécutive en 2023. Notre culture repose sur l'excellence professionnelle, la collaboration, l'innovation, le leadership éclairé et l'entrepreneuriat. Nous valorisons l'inclusion sous toutes ses formes et donnons aux membres du cabinet les outils et les occasions nécessaires pour leur permettre de se réaliser pleinement.

L'employé.e occupant ce poste fera partie d'une équipe au sein de laquelle il/elle travaillera avec des avocats et des professionnels dans tous nos bureaux partout au Canada, où l'anglais est la langue prédominante. L'employé.e occupant ce poste devra également former les employés actuels et les nouveaux embauchés à des tâches qui devront être accomplies en anglais et en français. Étant donné que les demandes peuvent être soumises dans l'une ou l'autre langue, il est nécessaire pour le bon fonctionnement des opérations d'avoir une personne bilingue pour répondre aux demandes. Le bilinguisme (français et anglais) est donc une exigence pour ce poste.

La ou le chef d'équipe aidera la ou le superviseur en s'assurant que la qualité et la précision du travail des membres du groupe des adjoint(e)s administratifs juridiques respectent les normes attendues et que le travail soit complété à temps. De plus, la ou le chef d'équipe aidera la ou le superviseur à atteindre les objectifs et à gérer le rendement global de l'équipe. Elle ou il fournira aux membres de l'équipe la formation, les conseils, le soutien et les instructions nécessaires, favorisera la collaboration et la communication efficace, et motivera l'équipe afin qu'elle atteigne l'excellence. Elle ou il servira de référence pour la formation en favorisant la croissance et le perfectionnement des membres de l'équipe. La ou le chef d'équipe effectue également au besoin des tâches d'adjoint(e) administratif juridique.

Ce poste peut être situé à Montréal Chez McCarthy Tétrault les employé(e)s bénéficient d'une formule de travail hybride.

À titre de Chef d'équipe bilingue, Groupe de services administratifs juridiques, vos tâches seront les suivantes :

Fonctions et responsabilités - Chef d'équipe

• Aider la ou le superviseur à coordonner le processus de prise en charge des demandes reçues par le groupe des adjoint(e)s administratifs juridiques (évaluation de la charge de travail, établissement de l'ordre de priorités, attribution des demandes, etc.).
• Collaborer avec les adjoint(e)s administratifs juridiques afin d'assurer le respect des processus et des directives, en vérifiant que les demandes des clients sont conformes aux processus et aux procédures du service. Identifier et soumettre à la ou le superviseur, le cas échéant, des recommandations de modification des procédures..
• Assurer la liaison entre le LASG et ses clients en ce qui concerne le flux de travail ainsi que le traitement et la résolution des questions ou des problèmes qui lui sont signalés.
• Faire le suivi des processus et des procédures qui ont une incidence sur les métriques afin d'assurer que les tâches sont accomplies de manière efficace.
• Déléguer des tâches et des responsabilités aux membres de l'équipe afin d'assurer une répartition équilibrée de la charge de travail.
• Agir comme formatrice ou formateur et spécialiste en ce qui concerne les tâches et responsabilités confiées au service.
• Créer de la documentation, des guides et d'autres ressources de formation afin de faciliter l'intégration et l'apprentissage continu des membres de l'équipe.
• Organiser des séances de formation et des ateliers aux membres de l'équipe pour les former sur les processus, procédures et les meilleures pratiques du service.
• Fournir un encadrement et un soutien continus aux membres de l'équipe en fonction des connaissances et des compétences qu'ils doivent acquérir.
• Se tenir au fait des développements sectoriels et des changements technologiques pertinents pour les tâches du service et les intégrer aux programmes de formation.
• Identifier les besoins de formation et de perfectionnement de l'équipe et organiser des activités d'apprentissage en fonction de ces besoins.
• Favoriser le travail d'équipe, la collaboration et la communication efficace au sein de l'équipe.

Fonctions et responsabilités - Adjoint(e) administratif juridique

Générales

• Collaborer de manière harmonieuse avec les membres de l'équipe pour fournir une assistance complète pour tout ce qui est lié au tri et à la gestion des demandes. Faire preuve de rapidité pour répondre aux questions, respecter systématiquement les délais fixés et favoriser une coopération harmonieuse entre les divers services et personnes au sein du cabinet.
• Gérer de manière efficace les variations de flux de travail avec peu de supervision. Superviser la gestion des demandes, établir les priorités de travail et assurer la bonne coordination pour le compléter à temps.
• Répondre aux questions relatives aux processus et aider les teneurs de temps à résoudre leurs problèmes selon leur domaine d'expertise et leurs responsabilités.
• Assurer la liaison avec les autres ressources de soutien du cabinet et leur envoyer les demandes le cas échéant pour assurer l'utilisation efficace et appropriée des ressources.
• S'assurer d'effectuer le suivi des demandes avec précision dans le système de flux de travail. Fournir un soutien d'appoint au sein du Centre de ressources.
• Améliorer de manière continue ses connaissances professionnelles et ses compétences techniques grâce à une participation active au sein de l'équipe. Partager les connaissances, les informations et faire du mentorat auprès des personnes concernées et des membres de l'équipe dans le but de créer un environnement positif et collaboratif.
• Assurer le contrôle de la qualité de son propre travail, en posant des questions précises le cas échéant, et réviser le travail des autres.
• Accomplir toutes autres tâches, en fonction des besoins.

Soutien opérationnel et administratif

• Collaborer avec les clients du Centre de ressources pour traiter les dépenses des teneurs de temps en créant des rapports de dépenses conformément aux lignes directrices établies par le cabinet.
• Soumettre et traiter les chèques et les factures des fournisseurs et des tiers parties au nom des teneurs de temps dans le système du cabinet.
• Fournir un soutien administratif, notamment imprimer, numériser, télécopier, photocopier, archiver, sauvegarder et modifier le nom des documents dans le système de gestion des documents du cabinet, préparer les cahiers, copier les documents sur des CD ou des clés USB, saisir les données dans la base de données et télécharger ou téléverser des fichiers provenant de l'Internet ou de bases de données.
• Travailler avec le service Gestion des dossiers pour créer, tenir à jour et sauvegarder les dossiers des clients conformément aux politiques et aux lignes directrices du cabinet.

Documents (soutien fondamental)

• Rédiger, effectuer les corrections et le formatage de base et réviser la correspondance, les mémos, les documents relatifs aux transactions importantes, les rapports, les formulaires, les étiquettes, etc.
• Corriger les projets de documents et s'assurer que le formatage, l'orthographe et la grammaire sont adéquats et que le texte est clair.
• Préparer les documents juridique simples pour la Cour.

Soutien aux avocat(e)s et aux clients

• Aider les clients du Centre de ressources pour tout ce qui est lié à la réservation de voyages, à la préparation des itinéraires en tenant compte de leurs préférences, notamment la réservation des billets d'avion, des chambres d'hôtel, du transport terrestre et des repas.
• Mettre à jour de façon régulière les noms et les adresses des clients dans la base de données de clients.
• Aider divers groupes de pratique dans le cadre de la préparation de documents juridiques en s'assurant de tenir compte des exigences établies par le groupe de pratique.
• Maintenir un bon niveau de connaissance de la terminologie juridique, des règlements et procédures des tribunaux ainsi que de la terminologie médicale, s'il y a lieu.

Le ou la candidat(e) idéal(e) se distinguera par le profil suivant :

• Diplôme d'études postsecondaires avec spécialisation dans le domaine juridique ou administratif, ou expérience équivalente.
• Au moins quatre années d'expérience dans un milieu de travail professionnel; une expérience de travail dans le domaine administratif ou juridique serait un atout.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint).
• La connaissance de la terminologie, des documents et des procédures du domaine juridique serait un atout.
• Une certification ou une formation en leadership serait un atout.
• Excellentes aptitudes en communication écrite et orale en anglais. La maîtrise du français serait un atout.
• Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles, professionnalisme dans les échanges téléphoniques, et approche centrée sur le client.
• Excellente capacité d'analyse, aptitudes en résolution de problèmes, en prise de décisions, en gestion des conflits et en négociation.
• Capacité à communiquer par divers moyens dans le but d'assurer la compréhension et d'exercer une influence sur les situations.
• Faire preuve de patience, de flexibilité et de la capacité requise pour gérer efficacement des situations délicates.
• Bon sens de l'organisation, grand souci du détail et excellentes compétences en correction d'épreuves.
• Capacité à travailler de façon autonome, à établir des priorités et à prendre des décisions courantes en toute confiance, tout en faisant preuve du jugement nécessaire pour demander l'aide d'un superviseur lorsque nécessaire.
• Capacité à collaborer efficacement avec les autres membres de l'équipe et à faire preuve de tact, de respect et de professionnalisme dans toutes les interactions.
• Fournir un service de premier ordre à ses collègues et aux clients.

McCarthy Tétrault offre aux membres de son équipe :

• Des avantages sociaux exceptionnels dès le premier jour incluant une couverture d'assurance collective payée par le cabinet, un programme de bien-être et une allocation de dépenses en technologie.
• Une rémunération concurrentielle, le paiement des heures supplémentaires et des congés généreux, y compris une journée de congé pour activités bénévoles et une journée de congé pour votre fête.
• Des occasions de croissance et de perfectionnement professionnel à tous les échelons, selon une culture qui encourage et valorise pleinement la rétroaction fondée sur le dialogue.
• La possibilité de s'impliquer fréquemment dans la communauté et un engagement envers l'équité, la diversité et l'inclusion.
• Une culture axée sur la collaboration et la cohésion où les avocats et les équipes commerciales travaillent de concert à un objectif commun.

Nous remercions tous les candidat(e)s de leur intérêt à l'égard de McCarthy Tétrault; cependant, seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s. Nous regrettons de ne pouvoir répondre individuellement à tous les candidat(e)s. McCarthy Tétrault souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et favorise un milieu de travail inclusif, équitable et accessible. Nous vous encourageons à communiquer avec nous si vous avez besoin d'un accommodement dans le cadre du processus de recrutement.