Adjoint(e) Administratif(ve) juridique bilingue

Chez McCarthy Tétrault, nous offrons des perspectives de carrière stimulantes et enrichissantes et sommes fiers d'avoir été classés au Palmarès des 100 meilleurs employeurs du Canada et au Palmarès des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada pour la onzième année consécutive en 2023. Notre culture repose sur l'excellence professionnelle, la collaboration, l'innovation, le leadership éclairé et l'entrepreneuriat. Nous valorisons l'inclusion sous toutes ses formes et donnons aux membres du cabinet les outils et les occasions nécessaires pour leur permettre de se réaliser pleinement.

L'employé(e) qui occupera ce poste fera partie d'une équipe bilingue et sera amené(e) à travailler sur des documents en français ou en anglais pour des avocats, des clients ou des professionnels qui ne comprennent et ne communiquent qu'en anglais ou en français. Certaines demandes seront envoyées uniquement en français ou en anglais, il est donc nécessaire au bon fonctionnement des opérations d'avoir des employés bilingues disponibles en tout temps afin de répondre aux demandes. Le bilinguisme (français et anglais) et donc requis pour ce poste.

Ce poste est disponible à Montréal. Chez McCarthy Tétrault les employés bénéficient d'une formule de travail hybride.

Le titulaire travaillera au sein du Groupe de services administratifs juridiques du cabinet, qui fait partie du Centre de ressources des Services de soutien juridique. La ou le titulaire du poste doit fournir une gamme complète de services de soutien administratif et documentaire aux teneurs de temps et au personnel de soutien de sa région et à l'échelle nationale, le cas échéant

À titre d'Adjoint(e) Administratif(ve) Juridique , vous aurez les responsabilités suivantes:

Générales

• Collaborer de manière harmonieuse avec les membres de l'équipe pour fournir une assistance complète pour tout ce qui est lié au tri et à la gestion des demandes. Faire preuve de rapidité pour répondre aux questions, respecter systématiquement les délais fixés et favoriser une coopération harmonieuse entre les divers services et personnes au sein du cabinet.
• Gérer de manière efficace les variations de flux de travail avec peu de supervision. Superviser la gestion des demandes, établir les priorités de travail et assurer la bonne coordination pour le compléter à temps.
• Répondre aux questions relatives aux processus et aider les teneurs de temps à résoudre leurs problèmes selon leur domaine d'expertise et leurs responsabilités.
• Assurer la liaison avec les autres ressources de soutien du cabinet et leur envoyer les demandes le cas échéant pour assurer l'utilisation efficace et appropriée des ressources.
• S'assurer d'effectuer le suivi des demandes avec précision dans le système de flux de travail. Fournir un soutien d'appoint au sein du Centre de ressources.
• Améliorer de manière continue ses connaissances professionnelles et ses compétences techniques grâce à une participation active au sein de l'équipe. Partager les connaissances, les informations et faire du mentorat auprès des personnes concernées et des membres de l'équipe dans le but de créer un environnement positif et collaboratif.
• Assurer le contrôle de la qualité de son propre travail, en posant des questions précises le cas échéant, et réviser le travail des autres.
• Fournir un soutien à des avocats appartenant à des groupes de pratique spécifiques, selon les besoins, afin de maintenir le soutien apporté par les Services de soutien juridique du cabinet et d'assurer la continuité des opérations juridiques ainsi que la satisfaction des clients.
• Accomplir toutes autres tâches, en fonction des besoins.

Soutien opérationnel et administratif

• Collaborer avec les clients du Centre de ressources pour traiter les dépenses des teneurs de temps en créant des rapports de dépenses conformément aux lignes directrices établies par le cabinet.
• Soumettre et traiter les chèques et les factures des fournisseurs et des tiers parties au nom des teneurs de temps dans le système du cabinet.
• Fournir un soutien administratif, notamment imprimer, numériser, télécopier, photocopier, archiver, sauvegarder et modifier le nom des documents dans le système de gestion des documents du cabinet, préparer les cahiers, copier les documents sur des CD ou des clés USB, saisir les données dans la base de données et télécharger ou téléverser des fichiers provenant de l'Internet ou de bases de données.
• Travailler avec le service Gestion des dossiers pour créer, tenir à jour et sauvegarder les dossiers des clients conformément aux politiques et aux lignes directrices du cabinet.

Documents (soutien fondamental)

• Rédiger, effectuer les corrections et le formatage de base et réviser la correspondance, les mémos, les documents relatifs aux transactions importantes, les rapports, les formulaires, les étiquettes, etc.
• Corriger les projets de documents et s'assurer que le formatage, l'orthographe et la grammaire sont adéquats et que le texte est clair.
• Préparer les documents juridique simples pour la Cour.

Soutien aux avocat(e)s et aux clients

• Aider les clients du Centre de ressources pour tout ce qui est lié à la réservation de voyages, à la préparation des itinéraires en tenant compte de leurs préférences, notamment la réservation des billets d'avion, des chambres d'hôtel, du transport terrestre et des repas.
• Mettre à jour de façon régulière les noms et les adresses des clients dans la base de données de clients.
• Aider divers groupes de pratique dans le cadre de la préparation de documents juridiques en s'assurant de tenir compte des exigences établies par le groupe de pratique.
• Maintenir un bon niveau de connaissance de la terminologie juridique, des règlements et procédures des tribunaux ainsi que de la terminologie médicale, s'il y a lieu.

Le ou la candidat(e) idéal(e) se distinguera par le profil suivant :

• Diplôme postsecondaire dans un programme d'adjoint(e) juridique, d'adjoint(e) de direction ou d'adjointe ou d'adjoint administratif.
• Une à trois années d'expérience de travail pertinente acquise préférablement dans le domaine juridique ou d'autres services professionnels.
• Compétences de niveau intermédiaire dans l'utilisation de la suite Microsoft (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Acquérir et maintenir une compréhension approfondie des politiques opérationnelles du cabinet, des processus et de la technologie propre au cabinet.
• Posséder de solides compétences en traitement de texte, en orthographe, en rédaction et en révision.
• Travailler efficacement avec les autres membres de l'équipe et faire preuve de tact, de respect et de professionnalisme dans toutes les interactions.
• Fournir un niveau élevé de service aux collègues et aux clients (sur une base restreinte/ selon les besoins liés à des demandes spécifiques).
• Faire preuve d'un grand sens de l'organisation lorsqu'il s'agit d'évaluer les priorités et d'accomplir les tâches; démontrer de solides aptitudes en gestion de temps et une bonne capacité à compléter plusieurs tâches en même temps et à travailler sous pression pour respecter les délais serrés.
• Faire preuve d'une bonne écoute pour être en mesure de bien cerner les besoins des clients et des collègues; poser des questions pour clarifier les attentes, chercher à bien saisir les situations, les problèmes et les préoccupations.
• Faire preuve de réactivité à l'égard des demandes des clients et des collègues et les tenir informés des progrès effectués dans le traitement de leurs demandes; capacité à identifier et adresser en temps opportun les obstacles pouvant nuire à l'atteinte du résultat souhaité.

McCarthy Tétrault offre aux membres de son équipe:

• Des avantages sociaux exceptionnels dès le premier jour incluant une couverture d'assurance collective payée par le cabinet, un programme de bien-être et une allocation de dépenses en technologie.
• Une rémunération concurrentielle, le paiement des heures supplémentaires et des congés généreux, y compris une journée de congé pour activités bénévoles et une journée de congé pour votre fête.
• Des occasions de croissance et de perfectionnement professionnel à tous les échelons, selon une culture qui encourage et valorise pleinement la rétroaction fondée sur le dialogue.
• La possibilité de s'impliquer fréquemment dans la communauté et un engagement envers l'équité, la diversité et l'inclusion.
  Une culture axée sur la collaboration et la cohésion où les avocats et les équipes commerciales travaillent de concert à un objectif commun.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt à l'égard de McCarthy Tétrault; cependant, seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Nous regrettons de ne pouvoir répondre individuellement à tous les candidats. McCarthy Tétrault souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et favorise un milieu de travail inclusif, équitable et accessible. Nous vous encourageons à communiquer avec nous si vous avez besoin d'un accommodement dans le cadre du processus de recrutement.