Lorsque l’on est secrétaire juridique, il est indispensable de développer des astuces pour gagner du temps et de l’efficacité. Nos conseils.
Répondre aux clients, fixer des réunions, prendre des rendez-vous, classer des documents juridiques, ouvrir et distribuer le courrier, assister à des audiences devant les tribunaux, rédiger des procès-verbaux… Quand on est secrétaire juridique, on doit tout faire à la fois. De plus, ces tâches quotidiennes sont souvent interrompues par des imprévus, des demandes urgentes et des événements inattendus. Pour être efficace sans rester vissé à sa chaise toute la journée, il est nécessaire d’être bien organisé… Quelles astuces permettent de gagner du temps et donc de mieux organiser son travail?
1. Trouver sa routine pour organiser son travail
S’imposer une routine n’est pas pour autant synonyme de monotonie. Au contraire, elle permet d’optimiser son temps. Il est important de se fixer des horaires, afin de ne rien oublier au cours de la journée. Par exemple, déterminer les heures pour vérifier les courriels, et prévoir les plages horaires pour certaines autres tâches, comme le classement. « La première chose à faire le matin est de vérifier ses courriels et d’en faire le tri », illustre Danielle Demers, enseignante en secrétariat juridique à l’École des métiers de l’informatique, du commerce et de l’administration (EMICA).
2. Organiser son travail en priorisant ses tâches
Une fois les courriels traités, il est temps d’organiser le reste de la journée. « Pour avoir les idées claires, il est bon d’avoir relu son agenda la veille ou juste avant d’arriver au bureau », conseille Mme Demers. Afin d’être certain de ne rien oublier, deux éléments sont essentiels : un agenda électronique, comme celui d’Outlook, et un bloc-notes pour rédiger la liste des choses à faire. « C’est complémentaire », croit la professeure. Pour savoir ce qui doit être fait en priorité, cette dernière conseille avant tout de faire attention aux délais légaux.
3. Savoir s’ajuster
Pour optimiser son travail, on doit aussi s’adapter aux différents imprévus qui peuvent survenir au cours de la journée. « Même en préparant des listes, on doit être en mesure de s’ajuster aux situations qui évoluent et qui changent », détaille la professeure. Ainsi, on prendra soin de rédiger des listes pas trop ambitieuses afin qu’elles soient plus facilement adaptées au traitement des urgences.
4. Être capable de s’arrêter
Savoir prendre des pauses au cours de la journée demeure essentiel. Cela permet par ailleurs de prendre le recul nécessaire au bon déroulement des tâches à effectuer. « On travaille souvent en équipe, alors il est important de savoir déléguer », dit Mme Demers.
Pour plus de trucs et conseils, consulter notre article qui propose 10 étapes faciles pour organiser son bureau.